Work Items automatisch zuweisen mit dem Trigger "Work item created"

Ein neuer, ereignisgesteuerter Trigger in der GitLab Duo Agent Platform lässt Flows in dem Moment starten, in dem ein Work Item entsteht – und verwandelt Triage und Zuweisung von einer manuellen Daueraufgabe in einen automatischen Ablauf. Diese Anleitung zeigt, wie sich der Trigger "Work item created" nutzen lässt; die folgende Videodemonstration begleitet die einzelnen Schritte:

Das Video zeigt, wie der Flow startet, routet und zuweist – und was durchgängige, automatische Abläufe für eigene Projekte leisten können.

Warum manuelle Zuweisung nicht mitwächst

Arbeit manuell über Projekte hinweg zuzuweisen, ist anspruchsvoller, als es wirkt. Es ist nicht eine einzelne Entscheidung, sondern Dutzende, Tag für Tag. Für jedes neue Issue muss jemand innehalten, die Kapazität des Teams prüfen, die aktuelle Auslastung gegen eingehende Aufgaben abwägen und dann entscheiden, wohin das Item gehört. Kommen Meetings, Pausen oder Urlaub hinzu, zieht sich der Vorgang weiter. In kleinem Maßstab funktioniert das, mit wachsendem Volumen bricht es jedoch zusammen: verzögerte Triage, ungleich verteilte Arbeit und Team-Leads, die ihre Zeit ins Routing stecken statt in wertvollere Aufgaben.

Bislang war diese Reibung fest in der Funktionsweise der Flows verankert. Jeder GitLab Duo Flow benötigte eine Aktion im UI – etwa eine Mention, eine Zuweisung oder ein Assign-Reviewer-Event –, um zu starten. Flows programmatisch anzustoßen oder sie auszulösen, sobald etwas geschah, war ohne manuelles Eingreifen nicht möglich. Selbst ein gut gebauter Zuweisungs-Flow wartete also auf eine Person, die ihn in Gang setzte.

Was der Trigger "Work item created" verändert

Der Trigger "Work item created" schließt diese Lücke. Er löst automatisch aus, sobald ein neues Work Item in einem Projekt entsteht, ganz ohne manuelle Übergabe. Statt dass eine Person das Issue bemerkt, die Auslastung des Teams einschätzt und zuweist, wird ein Flow von selbst aktiv und übernimmt das Routing. Mit Triggern laufen Flows, sobald die von der jeweiligen Organisation definierten Bedingungen erfüllt sind – fortlaufend, im Hintergrund –, während die Entwicklungsteams sich auf die Arbeit konzentrieren, die tatsächlich Urteilsvermögen erfordert. Der Trigger "Work item created" ist dabei nur einer von vielen: Als Auslöser steht eine Reihe von Ereignistypen zur Auswahl, und jeder davon kann jeden im Projekt aktivierten Agenten oder Flow anstoßen – Spielraum genug, um Agenten schrittweise in die eigenen Abläufe einzubinden.

Was Teams davon haben

Triage ohne Handgriff. Zuweisung und Routing geschehen, sobald ein Work Item entsteht, nicht erst, wenn jemand dazu kommt.

Skaliert mit jedem Volumen. Ob ein einzelnes Issue oder Hunderte – der Trigger verarbeitet sie alle, ohne jemanden zusätzlich zu belasten.

Ausgewogene Zuweisung. Der Flow kann Auslastung und Verfügbarkeit jedes Teammitglieds abwägen, bevor er zuweist – dasselbe Urteilsvermögen, das eine Person anlegen würde, nur konsistent angewendet.

Befreit das Team von Fleißarbeit. Kein manuelles Durchsehen offener Work Items mehr, um zu entscheiden, wer Kapazität hat – ein Agent trifft die Entscheidung mit denselben Informationen, die auch eine Person hätte.

Automatische Zuweisung Schritt für Schritt

Ein konkretes Szenario im Projekt Intra-account-transfers macht das greifbar.

1. Der Flow "Work item assigner" ist angelegt und für neue Work Items im Projekt aktiviert

Flow "Work item assigner" für Projekt intra-account-transfers aktiviert

2. Wie der Flow aufgebaut ist

Der Flow "Work item assigner" nutzt zwei Agenten, jeder mit einem eigenen, detaillierten Prompt, der den Ablauf und die einzusetzenden Tools vorgibt. Der erste Agent ermittelt über GitLab Orbit die aktuelle Auslastung jeder Ressource in der Organisation. GitLab Orbit ist der Lifecycle-Kontextgraph für die Softwareentwicklung, der KI-Agenten in der Duo Agent Platform präziser macht.

Definition des ersten Agenten "determine_resource_with_least_open_work"

Prompt des ersten Agenten

Der zweite Agent ermittelt die Person mit den wenigsten offenen Work Items und weist ihr das neue Item zu.

Definition des zweiten Agenten "assign_work_item_prompt"

Prompt des zweiten Agenten

Da die Zuweisungslogik im Flow selbst steckt, genügt der Trigger, um den gesamten Ablauf in Gang zu setzen.

3. Wie der Trigger auslöst

3.1. Ein brandneues Work Item wird erstellt.

Ein neues Issue wird erstellt

3.2. Sobald das Issue entsteht, löst der Trigger aus, und der Flow "Work item assigner" startet von selbst. Das Aktivitätsprotokoll des Flows macht den Ablauf Schritt für Schritt nachvollziehbar: Der erste Agent ruft die Projektinformationen ab und zählt mit den GitLab-Orbit-Tools die offenen Work Items jeder Person in der obersten Gruppe.

Erster Agent liefert die Anzahl offener Work Items je Person in der obersten Gruppe

Der zweite Agent ermittelt anschließend das am wenigsten ausgelastete Teammitglied – in der Demo ist das William – und führt die Zuweisung aus.

Zweiter Agent wählt William als zuständige Person für das neue Issue

4. Prüfen, ob das Issue der am wenigsten ausgelasteten Person zugewiesen wurde

Ein Blick zurück auf das Issue bestätigt es: Das neue Work Item wurde automatisch William zugewiesen.

Das aktualisierte Issue mit William als zuständiger Person

5. Der Nutzen über den gesamten Ablauf

Das Szenario führt vor allem eines vor Augen: die Verschiebung, wer die Arbeit erledigt. Statt dass eine Person offene Work Items durchsieht, um herauszufinden, wer Kapazität hat, und das Issue dann von Hand zuweist, übernimmt der Custom Flow der GitLab Duo Agent Platform, ausgelöst durch den Trigger "Work item created", all das von selbst. Es nimmt dem Team eine Routineentscheidung ab, die ein Agent mit genau denselben Informationen treffen kann wie ein Mensch – so bleibt die Aufmerksamkeit für das frei, worauf es ankommt.

6. Zum Weiterdenken

Mögliche Erweiterungen dieses Custom Flows:

• Eine Anbindung per Model Context Protocol (MCP) an das HR- oder Urlaubssystem, damit der Agent bei der Zuweisung die Urlaubszeiten der Ressourcen berücksichtigen kann.
• Eine MCP-Anbindung an die Kalender der Ressourcen, damit der Agent bei der Zuweisung die Verfügbarkeit berücksichtigen kann.

Loslegen

Eingehende Arbeit im großen Maßstab zuzuweisen, war immer eine stille Belastung: Dutzende kleiner Entscheidungen am Tag, jede mit der Prüfung von Auslastung und Verfügbarkeit, bevor ein Issue geroutet wird – ein Vorgang, der mit wachsendem Volumen zusammenbricht. Der Trigger "Work item created" in der GitLab Duo Agent Platform beseitigt diesen Engpass, indem er einen Flow auslöst, sobald ein Work Item entsteht, ganz ohne manuelle Übergabe. Wie die Anleitung oben zeigt, kann ein Flow aus zwei Agenten, gestützt auf GitLab Orbit, die tatsächliche Auslastung des Teams auslesen und jedes neue Item der Person zuweisen, die es am besten übernehmen kann. Das Ergebnis: Work Items werden zugewiesen, sobald sie entstehen, ausgewogenere Arbeitslasten und ein Team, das sich auf die Arbeit konzentrieren kann, die wirklich menschliches Urteilsvermögen braucht.

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